Privacy Policy

Print

*English text follows below

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ & ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ

 Α. ΣΚΟΠΟΣ

Ι. Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΜΑΣ

Το Πανεπιστήμιο Frederick είναι ένα ιδιωτικό πανεπιστήμιο που λειτουργεί στην Κυπριακή Δημοκρατία, χώρα μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Άρχισε τη λειτουργία του το Σεπτέμβριο του 2007 μετά από απόφαση του Υπουργικού Συμβουλίου της Κυπριακής Δημοκρατίας και μετά από την επιτυχημένη, πολύχρονη πορεία του Frederick Institute of Technology στην εκπαίδευση και στην έρευνα. Τον Ιανουάριο του 2012, το Πανεπιστήμιο πήρε την τελική άδεια λειτουργίας του μετά από απόφαση του Υπουργικού Συμβουλίου

Η αποστολή του Πανεπιστημίου του Frederick είναι η παροχή ευκαιριών μάθησης μέσω της διδασκαλίας και της έρευνας στους τομείς της επιστήμης, της τεχνολογίας, των κοινωνικών επιστημών και των τεχνών, καθώς και συστηματική συμβολή στο ευρύτερο κοινωνικό πλαίσιο. Η εκπαίδευση που προσφέρεται είναι υψηλής ποιότητας και οδηγεί σε αναγνωρισμένα προσόντα που εξασφαλίζουν την επαγγελματική σταδιοδρομία και την εξέλιξη των αποφοίτων του Πανεπιστημίου στην Κύπρο και στο εξωτερικό.

Οι κύριοι στόχοι του Πανεπιστημίου Frederick είναι:

  1. η προώθηση της επιστήμης, της γνώσης και της εκπαίδευσης μέσω της διδασκαλίας και της έρευνας με στόχο την ενίσχυση της κοινωνίας,
  2. η  διάδοση, η εφαρμογή και η επιστημονική ανταλλαγή γνώσεων, και
  3. η παροχή υψηλής ποιότητας, διεθνώς αναγνωρισμένης προπτυχιακής και μεταπτυχιακής εκπαίδευσης.

ΙΙ. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στo πλαίσιo παροχής των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Frederick και με σκοπό την καλύτερη αποτελεσματικότητά τους, συλλέγονται ορισμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν. Το Πανεπιστήμιο Frederick ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων (Data Controller) καθορίζει όλες τις διαδικασίες, τα μέσα και τον σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με τις επιταγές της αντίστοιχης ευρωπαϊκής νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων – Κανονισμός 2016/679).

Πιο συγκεκριμένα, έχει την υποχρέωση να διευκολύνει το υποκείμενο των δεδομένων, κάθε φορά που το τελευταίο επιθυμεί να ασκήσει τα νομίμως και θεσμικά κατοχυρωμένα δικαιώματά του. Μερικά από τα πιο θεμελιώδη δικαιώματα του υποκειμένου είναι αυτά της ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής (λήθης), περιορισμού των δεδομένων, φορητότητάς τους και εναντίωσης. Η κεντρική σημασία των δικαιωμάτων αυτών αποτυπώνεται ως εξής : το υποκείμενο των δεδομένων έχει το αναφαίρετο δικαίωμα να γνωρίζει όχι μόνο ότι συλλέγονται και τυγχάνουν επεξεργασίας προσωπικά του δεδομένα αλλά και ποια είναι αυτά. Έχει τη δυνατότητα να ζητήσει τη διόρθωση ανακριβών στοιχείων και την επικαιροποίησή τους. Επίσης έχει το δικαίωμα να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων, υπό τον απαραίτητο σεβασμό ορισμένων προϋποθέσεων. Ειδικότερα, μπορεί να προβεί σε μια τέτοια ενέργεια όταν, για παράδειγμα, δεν είναι πλέον απαραίτητα τα δεδομένα ή έχει ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του ή αποτελούν προϊόν παράνομης επεξεργασίας. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, το πρόσωπο επικαλείται βλάβη της προσωπικότητάς του.

 Μέσω της παρούσας Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων & Απορρήτου (εφεξής Πολιτική) θέλουμε να σας παραθέσουμε ενδεικτικά ορισμένες πρακτικές και πολιτικές μας για τη συλλογή, χρήση, ανταλλαγή και επεξεργασία δεδομένων που συλλέγονται από ή για εσάς.

Αυτή η Πολιτική ισχύει ανεξάρτητα από το αν έχετε πρόσβαση στον ιστότοπό μας μέσω του προσωπικού σας υπολογιστή, κινητής συσκευής ή οποιασδήποτε άλλης τεχνολογίας ή συσκευής. Για οποιαδήποτε απορία, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου Frederick στη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. (βλ.παρακάτω στοιχεία επικοινωνίας του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων).

ΙΙΙ. ΑΠΟ ΚΟΙΝΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΕΚΤΕΛΟΥΝΤΕΣ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ

Τονίζεται ότι σε όλες τις περιπτώσεις όπου το Πανεπιστήμιο Frederick συνάπτει συμφωνίες είτε με άλλα ακαδημαϊκά ιδρύματα είτε με άλλες οργανώσεις / σωματεία / φορείς, καθίστανται «από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας». Επιπρόσθετα, το Πανεπιστήμιο Frederick δύναται να αναθέτει σε τρίτα πρόσωπα (φυσικά ή νομικά) την ανάθεση ορισμένων εργασιών εκ μέρους του. Στην περίπτωση αυτή, το τρίτο πρόσωπο καθίσταται «εκτελών την επεξεργασία». Τόσο στην πρώτη όσο και στη δεύτερη περίπτωση, το Πανεπιστήμιο Frederick λαμβάνει όλες τις απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες για την προστασία και νόμιμη επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (ήτοι γραπτές συμβάσεις με ρητή ανάθεση αρμοδιοτήτων κ.ά.)

Β. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΧΡΗΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΟΥΜΕ

Αρ.

Σκοπός επεξεργασίας δεδομένων

Προσωπικά δεδομένα

Πιθανές συνέπειες από την αποτυχία παροχής προσωπικών δεδομένων

Νομική βάση επεξεργασίας

1.

Εγγραφή ως φοιτητής σε προγράμματα σπουδών του Πανεπιστημίου

Απαραίτητα προσωπικά αναγνωριστικά στοιχεία (π.χ. ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο), στοιχεία επικοινωνίας, δήλωση συναίνεσης

Αποτυχία εγγραφής/

αποτυχία έναρξης σπουδών

Εκτέλεση σύμβασης/Νομική υποχρέωση/ Συγκατάθεση

2.

Επικοινωνία με φοιτητή ή τρίτα πρόσωπα ή οργανισμούς για προσφορά ενημερωτικών ειδήσεων για προγράμματα ή/και παροχές του Πανεπιστημίου

Στοιχεία επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας)

Ανεπαρκής παροχή υπηρεσιών

Εκτέλεση σύμβασης/ Συναίνεση

3.

Εγγραφή στοιχείων για σκοπούς ιστορικούς, στατιστικούς και ερευνητικούς (αρχειοθέτηση φακέλου)

Απαραίτητα προσωπικά αναγνωριστικά στοιχεία (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ηλ.αλληλογραφίας, αριθμός μητρώου)

Μη δυνατότητα αρχειοθέτησης φακέλου

Νομική υποχρέωση / Συναίνεση

4.

Επικοινωνία με φοιτητή ή τρίτο πρόσωπο (εταιρία, οργανισμός) για διευθέτηση οικονομικών υποχρεώσεων

Προσωπικά αναγνωριστικά στοιχεία

Οικονομική εκκρεμότητα

Νομική υποχρέωση/ εκτέλεση σύμβασης

5.

Υποβολή εκθέσεων στις αρμόδιες εθνικές ρυθμιστικές αρχές (πχ για φορολογικούς σκοπούς)

Προσωπικά αναγνωριστικά στοιχεία, οικονομικές πληροφορίες, πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης

Παράλειψη εκτέλεσης νόμιμης υποχρέωσης

Νομική υποχρέωση

6.

Υποβολή στοιχείων φοιτητών με συνεργαζόμενους φορείς (όπως ακαδημαϊκά, ιδρύματα ή επαγγελματικές οργανώσεις) για σκοπούς επικοινωνίας

Προσωπικά στοιχεία

Αδυναμία επικοινωνίας/ πλημμελής εκτέλεση συνεργασίας

Νομική υποχρέωση/ συναίνεση

7.

Συλλογή δεδομένων για σκοπούς διερεύνησης, δίωξης, εξακρίβωσης ποινικών αδικημάτων και φύλαξης της περιουσίας του Πανεπιστημίου

Προσωπικά αναγνωριστικά (εικόνα)

Αδυναμία διερεύνηση, δίωξης, εξακρίβωσης ποινικών αδικημάτων

Νομική υποχρέωση / εκτέλεση σύμβασης/ ενημέρωση/ συναίνεση

Γ. ΑΠΟΚΑΛΥΨΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Δεν θα εκχωρήσουμε, αποκαλύψουμε ή ενοικιάσουμε τα προσωπικά σας στοιχεία σε οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο/οργανισμό/φορέα κατά τρόπο διαφορετικό από αυτόν που περιγράφεται στην παρούσα Πολιτική. Ωστόσο, διατηρούμε το δικαίωμα να αποκαλύψουμε τα προσωπικά σας στοιχεία σε τρίτους: 

3.1 Σε περίπτωση συμμόρφωσης με οποιαδήποτε νομική ή κανονιστική υποχρέωση, όπως περιγράφηκε ανωτέρω

3.2 Για να συνεργαστούμε με τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου για την επιβολή νόμων, καθώς και για τη διερεύνηση και δίωξη παράνομων δραστηριοτήτων όπως π.χ. απάτες, φθορές περιουσίας. Διατηρούμε το δικαίωμα να αποκαλύπτουμε οποιαδήποτε πληροφορίας σχετική με εσάς, σε φορείς επιβολής του νόμου και σε άλλους αρμόδιους φορείς που, κατά την εκτίμησή μας, είναι απαραίτητη ή σχετίζεται με οποιαδήποτε έρευνα απάτης ή άλλη παράνομη δραστηριότητα. 

Συγκεκριμένα, οι αρχές αυτές είναι: 

  • Δικαστικές αρχές
  • Αστυνομικές διωκτικές αρχές
  • Οικονομικές υπηρεσίες Κυπριακής Δημοκρατίας  

3.3 Δεν θα γνωστοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτα μέρη εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης σε χώρες όπου δεν υπάρχει κατάλληλο καθεστώς προστασίας δεδομένων. Ωστόσο, σε περίπτωση που θα χρειαστεί να πραγματοποιηθεί μια τέτοια μεταφορά δεδομένων, αυτή θα γίνει σύμφωνα με τις απαραίτητες εγγυήσεις που έχουν τεθεί βάσει της ευρωπαϊκής νομοθεσίας (Κανονισμού 2016/679) και κατόπιν της προηγούμενης συνεργασίας με την εθνική εποπτική αρχή περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ήτοι του Γραφείου Επιτρόπου προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Κυπριακής Δημοκρατίας. 

Δ. ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

4.1  Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν, σύμφωνα με τις αρχές ελαχιστοποίησης των δεδομένων και περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης.

Βάσει αυτών των αρχών, τα δεδομένα σας θα διατηρούνται για όσο χρονικό διάστημα διατηρείται η σχέση σας με το Πανεπιστήμιο Frederick. Μετά τη λήξη της συμβατικής σας σχέσης, τα δεδομένα σου θα διατηρηθούν για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα για ιστορικούς, ερευνητικούς και στατιστικούς σκοπούς. Ειδικότερα:

Για πρώην φοιτητές ή αποφοίτους, τα δεδομένα τους θα διατηρούνται για περίοδο σαράντα (40) ετών. Μετά την πάροδο του χρονικού αυτού διαστήματος, φυλάσσονται και αποθηκεύονται, ψευδωνυμοποιημένα, για περίοδο 60 ετών, τα απολύτως απαραίτητα προσωπικά δεδομένα, βάσει της αρχής ελαχιστοποίησης των δεδομένων, για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον και για σκοπούς ιστορικούς, στατιστικούς και ερευνητικούς.

Για εταιρίες/οργανισμούς/λοιπές οντότητες, μετά τη λήξη της συμβατικής τους σχέσης με το Πανεπιστήμιο Frederick, τα δεδομένα τους θα διατηρούνται για στατιστικούς και ιστορικούς σκοπούς για δέκα πέντε (15) έτη.

Δεδομένα υποψήφιων φοιτητών, που έχουν παρασχεθεί κατόπιν ρητής συναίνεσης τους, αποθηκεύονται για διάστημα ενός έτους στο Γραφείο Αρχείου του Πανεπιστημίου, με την επιφύλαξη άσκησης των προβλεπόμενων δικαιωμάτων εκ μέρους των υποκειμένων των δεδομένων (ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού εναντίωσης). Μετά την πάροδο του ενός έτους, τα δεδομένα τους διαγράφονται. Εξυπακούεται ότι το Πανεπιστήμιο λαμβάνει κάθε ενδεδειγμένο μέτρο (όπως ψευδωνυμοποίηση και κρυπτογραφία) για την ασφαλή προστασία και επεξεργασία αυτών των δεδομένων.

Επιπλέον, ευθυγραμμίζουμε τη διατήρηση των δεδομένων σας με πιθανές διαφοροποιήσεις που προκύπτουν από την άσκηση των δικαιωμάτων προστασίας των προσωπικών δεδομένων σας. Εντούτοις, σε ορισμένες περιπτώσεις, συγκεκριμένες προσωπικές πληροφορίες μπορεί να διατηρηθούν πέραν αυτού του χρονικού διαστήματος λόγω πιθανών νομικών υποχρεώσεων, έννομων συμφερόντων κ.λπ. Τέτοιες περιπτώσεις είναι πιθανά θέματα που σχετίζονται με:

  • Ξέπλυμα χρήματος
  • Φορολογία
  • Οικονομικής Εκκρεμότητας
  • Νομικής Υποχρέωσης
  • Οποιαδήποτε άλλα νομικά θέματα

Ε. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

5.1 Τα δεδομένα τόσο των φοιτητών όσο και του ακαδημαϊκού και υπαλληλικού προσωπικού του Πανεπιστημίου Frederick φυλάσσονται και αποθηκεύονται στο Γραφείο Αρχείου του Πανεπιστημίου Frederick, υπό την απόλυτη εποπτεία του Υπευθύνου του Γραφείου. Πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα δικαιούνται να έχουν, η Διοίκηση του Πανεπιστημίου, οι Κοσμήτορες των Σχολών, οι Πρόεδροι των Τμημάτων για ακαδημαϊκούς σκοπούς καθώς επίσης και διοικητικοί λειτουργοί στα πλαίσια εκτέλεσης των καθηκόντων τους.

5.2 Δεδομένα λοιπών προσώπων (όπως π.χ. προμηθευτών ή άλλων ατόμων που συνεργάζονται με οποιαδήποτε μορφή συμβατικής σχέσης με το Πανεπιστήμιο Frederick), διαφορετικών δηλαδή από εκείνα της παραγράφου 5.1., φυλάσσονται και αποθηκεύονται στο Γραφείο Λογιστηρίου του Πανεπιστημίου Frederick, υπό την απόλυτη εποπτεία του Υπευθύνου του Γραφείου. Πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα δικαιούνται να έχουν τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου του Πανεπιστημίου Frederick.

ΣΤ. ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

6.1 Ανά πάσα στιγμή, ενώ διατηρούμε ή επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας, διατηρείτε τα ακόλουθα δικαιώματα και μπορείτε να υποβάλετε σχετικό αίτημα μέσω του προσωπικού σας λογαριασμού:

  • Δικαίωμα ενημέρωσης – έχετε το δικαίωμα να γνωρίζετε ότι συλλέγονται και τυγχάνουν επεξεργασίας προσωπικά δεδομένα
  • Δικαίωμα πρόσβασης – έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που διατηρούμε για εσάς
  • Δικαίωμα διόρθωσης – έχετε το δικαίωμα να διορθώσετε ανακριβή ή ελλιπή δεδομένα που διατηρούμε για εσάς  
  • Δικαίωμα διαγραφής – μπορείτε να ζητήσετε να διαγραφούν τα δεδομένα που τηρούμε για εσάς από τα αρχεία μας και είμαστε υποχρεωμένοι να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, όταν ο νόμος μας το επιτρέπει
  • Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας – έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να περιοριστεί η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και είμαστε υποχρεωμένοι να ικανοποιήσουμε το αίτημα αυτό, όταν ισχύουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις
  • Δικαίωμα στην φορητότητα δεδομένων – έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να μεταφερθούν τα δεδομένα που τηρούμε για εσάς σε κάποιον άλλον οργανισμό. Δεν ισχύει το εν λόγω δικαίωμα όταν η επεξεργασία δεδομένων γίνεται για σκοπούς δημοσίου συμφέροντος
  • Δικαίωμα εναντίωσης – έχετε το δικαίωμα εναντίωσης σε επεξεργασίες προσωπικών δεδομένων που σας αφορούν, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις

6.2 Θα αξιολογήσουμε το αίτημά σας και θα σας απαντήσουμε σχετικά για την πρόοδό του (έγκριση αιτήματος, μερική έγκριση αιτήματος, απόρριψη αιτήματος) το συντομότερο δυνατόν και οπωσδήποτε εντός ενός μήνα από την υποβολή του.

6.3 Εάν τα αιτήματά σας ασκούνται επαναλαμβανόμενα ή απαιτούν δυσανάλογες τεχνικές προσπάθειες ή μπορούν να προσβάλουν την ιδιωτικότητα τρίτων προσώπων, μπορούμε είτε να τα απορρίψουμε ως αβάσιμα είτε να απαιτήσουμε την καταβολή εύλογου τέλους. Σε κάθε περίπτωση, οι απαντήσεις στα αιτήματά σας από το Πανεπιστήμιο Frederick θα είναι αιτιολογημένες και κοινοποιήσιμες σε εσάς (είτε εντύπως είτε ηλεκτρονικώς)

6.4 Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία απευθείας στην εθνική Εποπτική Αρχή περί Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου Frederick.

 Ζ. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

7.1 Εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις, μπορείτε να ελέγξετε, να ενημερώσετε ή να διαγράψετε ορισμένες προσωπικές πληροφορίες.

7.2 Μπορείτε να προμηθευτείτε αντίγραφο των προσωπικών σας στοιχείων μέσω του προσωπικού σας λογαριασμού. Για την προστασία σας, θα χρειαστεί να αποδείξειτε την ταυτότητά σας για να λάβετε τέτοια αντίγραφα. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες για να προσδιορίσεις τον εαυτό σας και επιπλέον σχετικές πληροφορίες που θα μας βοηθήσουν στην εκπλήρωση του αιτήματός σας. Αν θέλετε να τερματίσετε την συνεργασία σας ή τη σχέση σας με το Πανεπιστήμιο Frederick, μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με την Διοίκηση του Πανεπιστημίου (σε περίπτωση που εκπροσωπείτε εταιρία ή άλλο οργανισμό) ή στο Γραφείο Εγγραφών (για φοιτητές). Θα συμμορφωνόμαστε με τέτοια αιτήματα, εκτός εάν έχουμε νομική υποχρέωση ή και έννομο συμφέρον ως προς τη μη διαγραφή των δεδομένων.

 Η. ΑΣΦΑΛΕΙΑ

8.1 Το Πανεπιστήμιο Frederick λαμβάνει κάθε απαραίτητο, κατάλληλο και ενδεδειγμένο μέτρο διασφάλισης των προσωπικών σας δεδομένων που τυγχάνουν επεξεργασίας, ώστε να αποτραπεί ή να περιοριστεί στο ελάχιστο οποιαδήποτε προσβολή τους. Αυτά τα μέτρα υπακούουν τόσο σε σύγχρονες βέλτιστες πρακτικές όσο και στις επιταγές της ευρωπαϊκής νομοθεσίας. Ενδεικτικά, αναφέρονται οι τεχνικές της ψευδωνυμοποίησης και της κρυπτογραφίας. Φυσικά λαμβάνονται και άλλες μέθοδοι, όπως δημιουργία ισχυρών κωδικών ασφαλείας, ενέργειες παρακολούθησης και εντοπισμού υπό νόμιμες προϋποθέσεις και αυστηρή τήρηση πολιτικής εχεμύθειας. Όλες οι ενέργειες αυτές αποσκοπούν στη διασφάλιση των δεδομένων από κακή χρήση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή αποκάλυψη, απώλεια, αλλοίωση ή καταστροφή.

Θ. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΩΝ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ.

9.Η αποστολή διαφημιστικών μηνυμάτων με οποιονδήποτε τρόπο (ηλεκτρονικώς ή εντύπως) για προγράμματα και εκδηλώσεις-νέα του Πανεπιστημίου, πραγματοποιείται αποκλειστικά και μόνο κατόπιν εξασφάλισης ελεύθερης και ρητής συγκατάθεσης του υποκειμένου.

Ι. ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ

10.1 Δεδομένων των μεταβαλλόμενων συνθηκών και αναγκών του Πανεπιστημίου καθώς και της εξέλιξης του νομικού ρυθμιστικού πλαισίου, η πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων και απορρήτου του Πανεπιστημίου Frederick υπόκειται σε τακτή επανεξέταση, διαρκή ενημέρωση και επικαιροποίηση, παρέχοντας παράλληλα τη βέλτιστη προστασία των προσωπικών σας δεδομένων. Οποιαδήποτε ενημέρωση θα σας γνωστοποιηθεί μέσω της υφιστάμενης ιστοσελίδας ή μέσω αλληλογραφίας ή ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Κ. ΟΡΙΣΜΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

11.1 Σύμφωνα με τις επιταγές της ευρωπαϊκής νομοθεσίας (Κανονισμού 2016/679, άρ.37επ.) σας ενημερώνουμε ότι Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων του Πανεπιστημίου Frederick, έχει οριστεί, με θητεία χρονικού διαστήματος ενός έτους, ο Λέκτορας του Τμήματος Νομικής του Πανεπιστημίου Frederick, Δρ Κουρούπης Κωνσταντίνος.

Εάν ανά πάσα στιγμή πιστεύετε ότι δεν συμμορφωνόμαστε με τις διατάξεις που ορίζονται στην παρούσα Πολιτική ή με οποιοδήποτε άλλο θέμα που σχετίζεται με την προστασία των δεδομένων, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μέσω των κατωτέρων στοιχείων επικοινωνίας. 

Ηλ.ταχυδρομείο: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tηλ.γραφείου: 22394429


 

DATA PROTECTION POLICY

Α. PURPOSE

I. OUR ORGANIZATION

Frederick University is a private university operating in the Republic of Cyprus, a member state of the European Union. Frederick University was established after a decision by the Council of Ministers of the Republic of Cyprus on 12th September 2007 and following the successful, long-running courses of the Frederick Institute of Technology in education and research. In January 2012, the University received its final license after a decision by the Cabinet.

The mission of Frederick University is the provision of learning opportunities through teaching and research in the areas of science, technology, social sciences, and the arts, as well as a systematic contribution to the wider social context. The education offered is of high quality and leads to recognized qualifications that ensure the University’s graduates professional career and advancement in Cyprus and abroad.

The main objectives of Frederick University are:

  1. the promotion of science, knowledge and education through teaching and research aiming at the enhancement of society in general,
  2. the dissemination, application and scientific exchange of knowledge, and
  3. the provision of high-quality, internationally-recognized undergraduate and postgraduate education.

II.DATA CONTROLLER

In order to improve the services which are provided, Frederick University collects several personal data. Under its capacity as Data Controller, Frederick University defines all the procedures, means and purpose of processing personal data in accordance with the requirements of the relevant European Legislation on Personal Data (General Data Protection Regulation - Regulation 2016/679).

In particular, it is required to facilitate the data subject whenever the latter wishes to exercise its legally and institutionally protected rights. Some of the subject's most fundamental rights are those of information, access, rectification, erasure, restriction of processing, portability, and object. The main importance of these rights is as follows: the data subject has the inalienable right to know not only that personal data are being collected and processed, but also which they are. It has the possibility to request the rectification of inaccurate data and their updating. It also has the right to request the erasure of data, with respect to certain conditions. In particular, it may take such action when, for example, the data are no longer necessary or when the data subject has withdrawn its consent or the processing of data is illegal. In all these cases, the person claims damage to his personality.

Through this Privacy Policy (hereafter "Policy"), we would like to give you an example of some of our practices and policies for the collection, use, exchange and processing of data collected by or for you.

This Policy applies regardless of whether you access to our site through your personal computer, mobile device, or any other technology or device. For any questions, please contact Frederick University's Data Protection Officer through the following email address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. (see contact details of the Data Protection Officer below).

III. JOINT DATA PROTECTION OFFICER AND RELATION WITH THE DATA CONTROLLER

It is underlined that in all cases where Frederick University enters into agreements with either other academic institutions or other organizations / unions / bodies, all parties are considered as “joint controllers”. In addition, Frederick University may delegate to third parties (natural or legal) certain tasks on its behalf. In this case, the third person becomes "data processor". In any case, Frederick University takes all the appropriated measures in order to protect and process legally the personal data (ie written contracts with explicit assignment of responsibilities, etc.)

Β. CATEGORIES AND USE OF COLLECTED DATA

No

Purpose of data processing

Personal data

Possible consequences of failure to provide personal data

Legal basis for processing

1.

Enrolment as a student in University’s programs of study

Required personal identifying information (eg full name, father's name), contact details, statement of consent

Failure to register /

failure to start program of study

Execution of contract / Legal obligation / Consent

2.

Communication with a student or third person or organization to provide information about programs and / or services of the University

Contact details (name, address, telephone, e-mail address)

Insufficient service

Execution of contract / Consent

3.

Data record for historical, statistical and research purposes (archive file)

Required personal identifying information (name, surname, address, telephone number, e-mail address, registry number)

Failure to archive a file

Legal obligation / Consent

4.

Communication with a student or a third party (company, organization) to settle financial obligations/issues

Personal Identification data

Financial abeyance

Legal obligation / contract execution

5.

Reports to the national regulatory authorities (eg for tax purposes)

Personal identification data, financial information, social security information

Failure to perform a legal obligation

Legal obligation

6.

submission of student’s data to partner organizations (such as academics, foundations or professional organizations) for communication purposes

Personal Data

Insufficient communication / poor co-operation

Legal obligation / consensus

7.

Collection of data for the purposes of investigating, prosecuting, identifying criminal offenses and safeguarding University property

Personal Identification data (image)

inability to investigate, prosecute, identify criminal offenses

Legal obligation / performance of contract / information / consent

 C. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

Frederick University will not assign, disclose or rent your personal information to any third person / organization / entity in a manner different from that described in this Policy. However, we reserve the right to disclose your personal information to third parties:

3.1 In case of compliance with any legal or regulatory obligation as described above

3.2 In order to cooperate with law enforcement agencies to enforce laws and to investigate and prosecute illegal activities, frauds, property damage. We reserve the right to disclose any information relating to you to law enforcement agencies and other competent bodies that, in our estimation, is necessary or related to any fraud investigation or other illegal activity.

In particular, these authorities are:

  • Judicial authorities
  • Police prosecution authorities
  • Financial Services of the Republic of Cyprus

3.3 We will not disclose your personal data to third parties outside the European Union, in countries where there is no secure data protection regime. However, if such a transfer of data is required, it will be done in accordance with the necessary safeguards laid down by European legislation (Regulation 2016/679) and following previous cooperation with the national supervisory authority for the protection of personal data, namely the Office of Personal Data Protection Commissioner of the Republic of Cyprus.

D. TIME LIMIT OF DATA STORAGE

4.1 Your data will be stored for a certain time, with absolute respect to the purpose for which data were collected, in accordance with the principles of data minimization and storage limitation.

Based on those principles, your data will be retained for as long as your contractual relationship with Frederick University is in force. Once your contractual relationship expires, your data will be retained for longer periods of time for historical, research, and statistical purposes. Particularly:

For former students or alumni, their data will be retained for fourty (40) years. After this period, their personal data shall be limited, in accordance with the principle of data minimisation, and  may be stored, under the method of pseudonymisation, for longer periods (for 60 years) insofar as the personal data will be processed solely for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes.

For companies / organizations / other entities, after their contractual relationship with Frederick University, their data will be retained for statistical and historical purposes for fifteen (15) years.

Students’ data, provided with their explicit consent, are stored for a period of one year at the University Archive Office, subject to the legal exercise of data subject's rights (information, access, rectification, erasure, restriction to processing, object). After one year, their data are deleted. It should be noticed that the University takes every appropriate measure (such as pseudonymization and cryptography) to protect and process thοse data in a secure way.

In addition, we align the retention of your data with possible variations resulting from the exercise of your rights to the protection of your personal data. However, in some cases, certain personal information may be retained beyond that time due to possible legal obligations, legitimate interests, etc. Such cases are likely issues related to:

  • Money laundering
  • Taxation
  • Financial Pending
  • Legal Obligation
  • Any other legal issues

E. DATA STORAGE

5.1 Data of both students and academic and other staff of Frederick University are reserved and stored at the Frederick University Archive Office, under the sole supervision of the Office's Managing Director. Access to such data may be granted by the University’s Administration, the Deans of the Schools and the Presidents of the Departments, for academic purposes. Access to data is also permitted to administrative officers during the performance of their duties.

5.2 Other persons’ data (such as suppliers or other persons working with any form of contractual relationship with Frederick University), who are other persons than those described in paragraph 5.1, shall be kept and stored at the Frederick University's Accounting Office under the sole supervision of the Head of the Office. Access to those data is also permitted to the members of Administrative Council of Frederick University.

F. RIGHTS OF PROTECTING YOUR PERSONAL DATA

6.1 At any time while we maintain or process your data, you retain the following rights and you may submit a request through your personal account: 

  • Right to information - you have the right to know that personal data are collected and processed
  • Right of access - you have the right to access the personal data we hold for you
  • Right to rectification - you have the right to correct inaccurate or incomplete data that we hold for you
  • Right of erasure - You may request that the data we hold for you shall be deleted and we are obliged to satisfy your request in specific cases when the law allows us
  • Right to restriction of processing - You have the right to obtain from the controller restriction of processing with respect to certain conditions, such as where the accuracy of the personal data is contested by the data subject, for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data  or where the processing is unlawful
  • Right to data portability - You have the right to request that the data we hold for you be transferred to another organization. This right does not apply when data is processed for purposes of public interest
  • Right to object - you have the right to object to processing of your personal data, unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establishment, exercise or defence of legal claims

6.2 We will evaluate your request and respond to you about its progress (approval of a request, partial approval of a request, rejection of a request) as soon as possible and in any case within one month of its submission.

6.3 If your requests are repeated or require disproportionate technical efforts or may affect the privacy of third parties, we may either reject them as unfounded or demand a reasonable fee. In any case, the answers to your requests from Frederick University will be reasoned and communicated to you (either in print or electronically)

6.4 You have the right to submit a complaint directly to the National Personal Data Protection Supervisory Authority and the Frederick University’s Data Protection Officer.

G. UPDATING PERSONAL DATA

7.1 Beyond exceptional circumstances, you may check, update or delete some personal information.

7.2 You can obtain a copy of your personal information through your personal account. For your protection, you will need to prove your identity to receive such copies. You should include the necessary information to identify yourself and other relevant information to help us fulfill your request. If you want to end your partnership or your relationship with Frederick University, you can also contact the University Administration (in case you represent a company or other organization) or the Registration Office (for students). We will comply with such requests unless we have a legal obligation or a legitimate interest in not deleting the data.

H. INSURANCE

8.1 Frederick University shall take every necessary and appropriate measure in order not only to protect your personal data but also to prevent or minimize any harm to them. Those measures are compatible with modern best practices and the requirements of European legislation. The methods of pseudonymization and cryptography are reported as typical examples. Of course, Frederick University apply supplement methods to protect personal data, such as the creation of strong security codes, tracking and controlling operations under legal conditions, and strict adherence to a policy of confidentiality. All of these actions intend to prevent data from misuse, unauthorized access or disclosure, loss, alteration or destruction.

I. ADVERTISING MESSAGES.

9. The sending of advertisements and newsletters by any manner (either via electronic form or in print) for University Programs and Events is only made upon free and explicit consent of the data subject.

I. CHANGES IN DATA PROTECTION POLICY

10.1 Given the flexibility of the needs of the University as well as the evolution of the legal regulatory framework, Frederick University's Data Policy is subject to regular review and constant updating while providing optimal protection of your personal data. Any updates will be communicated to you via the existing website or by mail or electronic communication, based on the contact details you have given.

K. DEFINITION OF DATA PROTECTION - COMMUNICATION

11.1 In accordance with the requirements of European law (Regulation 2016/679, article 37), we inform you that Frederick University has appointed as Data Protection Officer: Dr. Kouroupis Constantinos, Lecturer of the Department of Law of the University of Frederick, for a period of one year.

If at any time you believe we are not complying with the provisions established in this Policy or if you have any other matter related to data protection, please contact the Data Protection Officer through the contact details below.

Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tel. 22394429

Friday the 21st.

@2018 Frederick Institute of Technology | Privacy Policy